Habis Masa Retensi Arsip Puslitbangtan Musnahkan 6.648 Berkas

Sejalan dengan butir-butir dalam UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Dalam konteks ini, pengelolaan arsip yang komprehensif dan terpadu menjadi suatu keniscayaan bagi sebuah lembaga atau institusi pemerintahan. Sebaliknya, pengelolaan tidak tepat dapat menimbulkan masalah tersendiri mulai dari sulitnya menemukan informasi yang dibutuhkan hingga menata ruang penyimpanan.

Pengelolaan arsip yang efektif, efisien, dan sistematis tidak hanya meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan saja, melainkan juga kegiatan penyusutannya. Oleh karenanya, arsip yang telah melewati masa retensi atau dengan kata lain jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan sesuai ketentuan harus dimusnahkan untuk menghindari timbulnya permasalahan di kemudian hari.

Sebagai salah satu lembaga pemerintah yang masuk kategori sebagai pencipta arsip, Puslitbang Tanaman Pangan (Puslitbangtan) ikut ambil bagian dalam mengimplementasikan peraturan mengenai kearsipan tersebut. Implementasi ini dilakukan dengan tidak hanya melakukan pemeliharaan arsip melainkan juga melakukan pemusnahan arsip sesuai jadwal retensinya yang dilaksanakan di halaman belakang kantor, Senin (07/06/2021). Pemusnahan diikuti oleh tim pemusnahan arsip dan saksi dari pencipta arsip dan dilakukan secara formal sesuai ketentuan dengan cara dicacah/dihancurkan dengan mesin pencacah terhadap sejumlah 6.648 berkas, 51% dari jumlah awal pengajuan usul musnah 13.046 berkas.

Sejumlah arsip yang dimusnahkan telah melewati proses penilaian dan verifikasi tim penilai penyusutan arsip Kementerian Pertanian RI dan Arsip Nasional RI. Hal ini juga diperkuat melalui persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala ANRI nomor B-KN.00.03/70/2021 serta SK Mentan No. 307 tahun 2021 tentang Penetapan Pemusnahan Arsip Kementerian Pertanian.

Kepada redaksi Sub Soordinator Substansi Kepegawaian dan Rumah Tangga Puslitbangtan menjelaskan, pemusnahan arsip perlu dilakukan karena tidak semua arsip yang tercipta bernilai guna. Pemusnahan juga dimaksudkan untuk mengurangi beban penyimpanan dan menghemat ruangan serta menyelamatkan informasi penting arsip itu sendiri agar tidak disalahgunakan. (EF/HRY)

Berita Terkait

//

Belum Ada Komentar

Isi Komentar